Compétences Avancées en Gestion des Appels d’Offres et des Soumissions

Stratégies Efficaces de Soumission, d’Appel d’Offres et d’Évaluation

Introduction au cours

Anciennement intitulé “Procédures Avancées d’Appel d’Offres et d’Évaluation des Soumissions“, ce cours sur les Compétences Avancées en Gestion des Appels d’Offres et des Soumissions examine tous les éléments qui influencent et impactent directement les procédures d’appel d’offres et l’évaluation des soumissions. Les éléments clés incluent la compréhension des besoins commerciaux, l’analyse du marché, la modélisation des coûts de la chaîne d’approvisionnement, la stratégie de contractualisation, et l’attribution des contrats jusqu’à leur initiation.

Le cours introduit une méthodologie pour classer les biens ou services tiers d’une organisation en catégories basées sur le risque d’approvisionnement et la valeur des dépenses. Ensuite, une méthodologie sera présentée pour aider à attribuer l’approche de marché la plus adaptée à une catégorie ou sous-catégorie spécifique. Tout cela conduira à des procédures d’appel d’offres et d’évaluation des soumissions optimales.

Quand devrions-nous jouer la sécurité en ne permettant qu’aux fournisseurs expérimentés et éprouvés de soumissionner ? Quand et comment pouvons-nous développer de nouveaux fournisseurs ? Qu’est-ce qu’un processus de sélection des fournisseurs adapté à l’objectif ? Comment maîtriser une négociation d’appel d’offres ? Comment gérer (ou éviter) les litiges liés à l’attribution des contrats ? Comment répondre aux exigences de plus en plus strictes en matière de contenu local dans les pays en développement ? Quel est l’effet indésirable de la poursuite des objectifs de localisation ?

Cette formation mettra en avant :

• La sélection de la bonne approche de marché
• La formulation de la stratégie de contractualisation la plus adaptée
• La planification et la gestion d’un processus d’appel d’offres
• Comment optimiser l’interaction entre les départements demandeurs et les équipes d’approvisionnement ?
• Comment se préparer et mener des négociations professionnelles avec les fournisseurs ?

Objectifs

À l’issue de cette formation, les participants seront capables de :

• Classer les biens et services tiers en fonction du risque d’approvisionnement et de la valeur des dépenses
• Déterminer les choix de stratégie d’approvisionnement disponibles pour une opportunité donnée
• Planifier et gérer un processus d’appel d’offres compétitif de A à Z
• Identifier, évaluer et proposer des solutions pour gérer les risques d’approvisionnement
• Créer une méthodologie d’évaluation appropriée pour juger les offres et les soumissions
• Évaluer les propositions des fournisseurs d’un point de vue technique et commercial
• Se préparer et mener des négociations professionnelles avec les fournisseurs
• Gérer les résultats d’un processus d’appel d’offres compétitif

Méthodologie de formation

S’appuyant sur les meilleures pratiques mondiales éprouvées dans le monde des affaires, cette formation sera dispensée par un professionnel reconnu des contrats et de l’approvisionnement ayant une expérience dans la gestion de projets complexes à l’international. Des exercices et des jeux de rôle basés sur des études de cas soigneusement conçus maximiseront la pratique pratique.

Impact organisationnel

L’impact sur l’organisation de cette formation est profond, notamment :

• L’approvisionnement devient un avantage concurrentiel pour l’entreprise
• Des pratiques d’approvisionnement plus efficaces et efficientes
• Une approche mieux adaptée au marché des fournisseurs
• Une réduction des échecs d’approvisionnement, où les entrepreneurs et fournisseurs refusent de participer aux appels d’offres compétitifs
• Une réduction des risques financiers et autres pour l’organisation, grâce à de meilleurs contrats
• Une amélioration de la performance des entrepreneurs, en choisissant de meilleurs entrepreneurs et en utilisant des termes et conditions plus appropriés

Impact personnel

L’impact de cette formation sur les participants est multiple et comprend :

• Une nouvelle capacité immédiate à articuler une stratégie de contractualisation structurée
• Un plus grand sentiment de professionnalisme
• Une mise à jour avec les pratiques et tendances de classe mondiale
• Une capacité exceptionnelle à négocier et gérer les contrats
• Une reconnaissance accrue par l’organisation en raison d’un impact plus important
• Une capacité visible à obtenir l’adhésion et à impressionner les parties prenantes seniors

Public cible

Cette formation convient à un large éventail de professionnels, mais profitera particulièrement :

• Aux professionnels de projets d’ingénierie
• Aux professionnels et administrateurs de contrats
• Aux analystes de contrats
• Aux ingénieurs de contrats
• Aux rédacteurs de spécifications, acheteurs et professionnels des achats
• Aux responsables des approvisionnements
• À toute personne impliquée dans la préparation, l’évaluation et la gestion des invitations commerciales à soumissionner, des demandes de propositions et des contrats pour l’achat de services, matériaux ou équipements

Programme du cours

Module 1 : Formulation de la Stratégie de Contractualisation

• Classification des dépenses tierces en catégories
• Approches de marché
• Élaboration de la stratégie de contractualisation
• Identification et atténuation des risques liés à la stratégie de contractualisation
• Choix du meilleur type de contrat, y compris :

*  Contrats à prix forfaitaire

*  Contrats à taux unitaire

*  Contrats à coût majoré

*  Contrats à taux journalier

*  Contrats à temps et matériaux

Module 2 : Meilleures Pratiques en Procédures d’Appel d’Offres

• Le processus d’appel d’offres
• Recherche d’expressions d’intérêt
• Méthodologies de pré-qualification
• Comptabilité et économie de base
• Coût total de possession
• Comment préparer une estimation interne des coûts
• Quel est le rôle de la négociation ?

Module 3 : Optimisation des Documents d’Appel d’Offres

• Contenu du dossier d’appel d’offres
• Assurer une spécification et un champ d’application robustes
• Définir la réponse attendue des soumissionnaires
• Clauses essentielles dans les projets de termes et conditions
• Garanties de soumission et de performance dans les appels d’offres publics
• Anticiper et réduire le risque de changement de portée

Module 4 : Gestion de l’Évaluation Technique et Commerciale

• L’objectif de l’évaluation des offres
• Prix le plus bas ou meilleur rapport qualité-prix
• Étapes de l’évaluation
• Clarification des offres pour faciliter l’évaluation
• Choix des critères d’évaluation et d’attribution
• Approches d’évaluation des offres (enveloppe unique, double enveloppe, soumission en ligne)

Module 5 : Gestion de l’Attribution et de l’Initialisation du Contrat

• Communication des résultats – en interne et en externe
• Travailler avec les garanties de soumission et les garanties de performance
• Gestion des litiges liés à l’attribution des contrats
• Fonctionnement sous lettres d’intention pré-contrat
• Gestion des changements de portée pré-contrat
• Initialisation du contrat