Gestion du Contenu d’Entreprise ( Gestion des Documents au Niveau de l’Entreprise )

Introduction au cours

Alors que les entreprises s’efforcent de fonctionner dans un environnement sans papier et que l’information devient la véritable propriété intellectuelle d’une organisation, elles se concentrent souvent sur la mise en œuvre de solutions de Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM). Ces solutions peuvent soit réussir et propulser l’entreprise loin devant ses pairs, soit échouer et créer des problèmes, voire un frein pour l’organisation.

La principale différence entre les projets ECM réussis et les échecs réside souvent dans le comportement des personnes (acceptation, formation, implication) et les problèmes de planification. Il est fréquent que les utilisateurs métier demandent une solution ECM et s’attendent à ce que les services informatiques la mettent en œuvre, sans comprendre que la solution concerne l’ensemble de l’entreprise et non un seul département.

Cependant, la simple gestion du contenu ne suffit pas. Le contenu doit être géré conformément aux exigences légales et d’audit, tout en assurant la sécurité des données de l’entreprise. Par conséquent, la gestion des documents conformément aux normes internationales est d’une importance primordiale.

Ce cours de formation sur la Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM) met en lumière les éléments, les principes et les chemins de mise en œuvre pour une solution ECM réussie dans toute organisation, conformément aux normes ISO clés telles que l’ISO 9001, l’ISO 15489 (Gestion des documents) et l’ISO 27001 (Sécurité de l’information).

Ce cours proposé par Career Academy Institute mettra en avant :

• La stratégie ECM en lien avec la gestion des documents et la sécurité de l’information
• L’architecture ECM
• Les procédures et normes, y compris l’ISO 15489, l’ISO 9001 et l’ISO 27001
• Les outils métier de gestion des documents, tels que le plan de classement électronique, les règles de conservation et de destruction, les règles de sécurité, l’archivage, la confidentialité et la protection de la vie privée
• Le lien entre les systèmes de documentation papier et électronique et les systèmes de gestion des documents
• La création de métadonnées et leur importance
• Les ressources nécessaires pour la mise en œuvre de l’ECM
• L’ECM et le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

Objectifs

À la fin de ce cours, les participants :

• Comprendront les exigences légales, les normes et les meilleures pratiques en matière de gestion de contenu
• Créeront des politiques, des procédures et des exigences en matière d’information et de documentation
• Comprendront les structures, l’architecture et l’organisation d’équipe de l’ECM
• Apprendront à utiliser les métadonnées et le schéma de classification métier pour la mise en œuvre de l’ECM
• Connaîtront les exigences de l’ISO 15489 (Gestion des documents) et de l’ISO 27001 (Sécurité de l’information)
• Reconnaîtront les exigences du RGPD en relation avec l’ECM
• Se prépareront à la mise en œuvre de l’ECM en lien avec le cycle de vie du contenu
• Comprendront l’utilisation de l’eDiscovery
• Développeront un modèle de maturité du contenu pour leur entreprise
• Auront un aperçu des logiciels ECM disponibles
• Se prépareront à la gestion du changement et à la mise en œuvre des tendances futures

Méthodologie de formation

• Formation pratique plutôt que théorique (exemples basés sur des cas réels
• Formation interactive, utilisant des supports vidéo et des exemples de réussites ECM
• Les participants seront confrontés à des cas réels, des problèmes de mise en œuvre et des scénarios optimaux appliqués dans différents secteurs

Impact organisationnel

L’organisation acquerra une méthode structurée et efficace pour mettre en œuvre des solutions ECM, satisfaire les parties prenantes et les exigences légales, tout en réduisant les coûts et en améliorant le flux de travail grâce à une application appropriée des systèmes et logiciels ECM.

Les avantages incluent :

• Clarification et synthèse d’informations complexes
• Formation du personnel à des méthodes efficaces et concises de conservation de l’information
• Adoption d’une approche organisée et planifiée pour la création de métadonnées
• Révélation des relations et de la structure des documents pour une utilisation générale
• Amélioration de la compréhension de la création et de la conservation des documents complexes
• Amélioration des processus opérationnels, des politiques et des flux de travail
• Application de l’ISO 15489 (Gestion des documents) et de l’ISO 27001 (Sécurité de l’information)
• Réduction des risques opérationnels, conformité aux réglementations, réduction des coûts et amélioration de l’efficacité globale
• Mise en œuvre de solutions ECM rentables, efficaces et durables
• Conformité aux lois et réglementations sur la protection des données, nationales et internationales (RGPD)
• Maintien ou amélioration de l’image publique

Impact personnel

Les participants acquerront une compréhension approfondie et une expérience pratique dans l’application et l’exploitation des systèmes ECM grâce à :

• L’apprentissage de l’organisation des documents
• Le développement d’un processus clair de création de métadonnées
• La connaissance des étapes de mise en œuvre des solutions ECM
• L’apprentissage de la protection des données
• La compréhension de l’élimination des données personnelles et de la conformité au RGPD
• L’utilisation de solutions modernes comme le cloud computing et le réseautage basé sur l’intention

Public cible

Ce cours s’adresse à tous ceux impliqués dans l’analyse de données, la présentation et la conception graphique, mais sera particulièrement bénéfique pour :

• Les contrôleurs de documents
• Les secrétaires et administrateurs
• Les personnes soutenant la gestion et/ou travaillant dans des équipes projets
• Les spécialistes du marketing et des relations publiques
• Les chefs de projet et responsables du développement commercial

Programme du cours

Module 1 : Cycle de projet ECM

• Définition de la Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM)
• Analyse coûts/avantages de l’ECM
• Stockage et diffusion ECM
• Audit ECM
• La nécessité de l’ECM

Module 2 : Normes liées à l’ECM

• ISO 15489 (Gestion des documents)
• ISO 27000 (Sécurité de l’information)
• ISO 9000 (Management de la qualité)
• Numérisation et enjeux légaux
• Exigences d’archivage et de conservation
• Signatures numériques et gestion des droits numériques

Module 3 : Planification de projet ECM

• Développement d’un business case ECM
• Plan de projet ECM
• Gestion du changement ECM
• Détermination des avantages tangibles et intangibles de l’ECM
• Élaboration d’une feuille de route ECM
• Constitution de l’équipe ECM

Module 4 : Contrôle du contenu ECM

• Gestion du contenu
• Sécurité et référentiel
• Document vs enregistrement
• Gestion des documents et des enregistrements
• Cohérence du contenu
• Navigation et consultation ECM
• Préservation du contenu

Module 5 : ECM présent et futur

• Cloud computing, Big Data, IoT et IA
• Réseautage basé sur l’intention
• Conformité, contrôles et sécurité
• Législation, normes et réglementation
• Schéma de classification métier et taxonomie

Ce cours offre une approche complète et pratique pour maîtriser les défis et les opportunités de la gestion de contenu dans un environnement numérique en constante évolution.